1.         החטיבות כפי שהן מופיעות בקטלוג מציינות רק את החומר העומד לרשות הקהל לעיון.

2.         התאריכים המופיעים ליד שמות החטיבות מציינים:

א.  לגבי ארכיון מוסדי – השנים בהן נוצר החומר העומד לרשות המעיין.

ב. לגבי ארכיון אישי – גם את שנות הלידה והפטירה של האישים.

3.         הכוכבית (*) מסמלת את העובדה שהחומר ניתן לשליפה גם בעזרת מחשב.

4.          מספר המיכלים: מדובר במיכלים קטנים המכילים בין 4 ל-24 תיקים.

5.          הסימול (פ) ליד המספר מציין מספר פריטים במקום מיכלים (לדוגמה: דגלים).

6.         (סגורה) ליד סימול החטיבה פירושו כי לא יגיע לחטיבה זו חומר נוסף.

7.    הקטלוג מעודכן לשנת 2004.