א. לגבי ארכיון מוסדי – השנים בהן נוצר החומר העומד לרשות המעיין.

ב. לגבי ארכיון אישי – גם את שנות הלידה והפטירה של האישים.

• הכוכבית (*) מסמלת את העובדה שהחומר ניתן לשליפה גם בעזרת מחשב.

• מספר המיכלים: מדובר במיכלים קטנים המכילים בין 4 ל-24 תיקים.

• הסימול (פ) ליד המספר מציין מספר פריטים במקום מיכלים (לדוגמה: דגלים).

• (סגורה) ליד סימול החטיבה פירושו כי לא יגיע לחטיבה זו חומר נוסף.

• מבנה זה של הקטלוג מעודכן לשנת 2004.

• קטלוג מעודכן ומקוון זמין לחיפושים ברשת